Ik e-mail, dus ik besta

Mailen draait al te vaak rond zelfpromotie en opscheppen

woensdag 13 april 2011, 05u00
Auteur: Karsten Lemmens
BRUSSEL - Waarom verliezen we toch zoveel tijd aan e-mail? Omdat we niet anders kunnen. Niet mailen staat vaak gelijk aan professionele zelfmoord.
Van onze redacteur

Bij Atos Origin willen ze af van interne e-mail. Want op de werkvloer worden bedienden dagelijks overspoeld met e-mails (zie inzet). Meer dan honderd mails per dag is helemaal geen uitzondering, en de komst van Blackberry's en iPhones heeft de situatie niet verbeterd.

Integendeel: nu staat het rode lampje op zo'n toestel dag en nacht te flikkeren. Dat is een zorgwekkende evolutie, vindt Nathan Zeldes, Intel-veteraan en voorzitter van de Information Overload Research Group. Vroeger ging je 'savonds naar huis en dan zat de werkdag erop, maar dat is nu een verre droom. 'In een krant stond onlangs een artikel over Blackberry-weeskindjes', zegt Zeldes. 'Ze hebben ouders die 'savonds nog steeds met die toestellen aan de slag gaan. Ook thuis bij hun kroost zijn ze aan het werk. Met alle gevolgen van dien voor de kinderen en het gezin.'

Maar waarom wordt er dan zo intensief gemaild? Volgens de expert heeft het met zelfpromotie te maken. Als je niet breed in je mails uitsmeert wat je allemaal hebt gepresteerd, dan heb je het zogezegd nooit gedaan. Een praktijk die in veel bedrijven een plaag is. 'Mensen mailen enorm veel om zichzelf in de spotlights te zetten. Publish or perish, noem ik het. En ze doen het ook om zichzelf in te dekken, door alles wat ze doen op papier te hebben staan.'

Ook internetondernemer Peter Hinssen kent het fenomeen. 'E-mail begon als een communicatiemiddel, maar het wordt nu ontzettend vaak misbruikt. Om op te scheppen. Om zichzelf in de kijker te zetten. Of om klusjes op anderen af te schuiven, door strategisch lang te wachten met het sturen van een antwoord.'

Dat is allemaal gruwelijk vervelend en contraproductief, vindt reputatiespecialist Peter Frans Anthonissen. 'Je hebt altijd mensen die mails rondsturen met zowat iedereen in kopie. Dat is een aloude truc om “aanwezig te zijn, in discussies.' Toch zou dat je reputatie veeleer schaden dan baten. Want mensen vinden zulke praktijken doorgaans erg vervelend. Volgens Anthonissen is het ook een slecht idee om je prestaties door een lawine aan e-mails in de kijker te zetten. Het is niet omdat je per mail makkelijk de bazen kan bereiken, dat je het ook maar moet doen. 'Grote bedrijven hebben een getrapte, hiërarchische structuur, waarbij je rapporteert aan je directe chef. Ik zie niet in waarom e-mail dat ineens zou veranderen.'

Koude oorlog

Maar ondertussen zitten heel wat werknemers wel vast in die beklemmende e-maildwangbuis. Tot 20uur per week verspillen ze eraan, becijferde Zeldes bij Intel. Hij vergelijkt het probleem met een wapenwedloop. 'Het is een beetje zoals bij de Koude Oorlog. Iedereen wil minder atoomwapens, maar niemand wil de eerste zijn om zijn arsenaal af te bouwen. Met e-mail is het net zo: niemand wil als eerste minder mails rondsturen in zijn bedrijf. Uit schrik dat je dan slecht uit de vergelijking met je mailintensieve collega's komt.'

Volgens de specialist moet de volledige e-mailcultuur in een bedrijf worden omgedraaid. En dat moet op het hoogste niveau gebeuren. Enkel als de grote baas het voorbeeld geeft, is er een kans op slagen, want dan pas zal de rest het aandurven om al eens een mailtje minder te versturen. Zoals Atos Origin doet, dus.

Volgens Hinssen kan zo'n ceo met een plan zeker helpen. Maar hij ziet toch vooral heil in GenerationY, de twintigers die zowat met Facebook en Twitter zijn vergroeid. Die nieuwe generatie vindt e-mail maar een ontzettend ouderwets medium. Ze hebben enkel een e-mailadres om zich te kunnen registeren op allerlei websites. Het aantal jongeren met een mailadres zou de laatste jaren zelfs met 60procent zijn gedaald. Om te communiceren gebruiken ze wel andere kanalen, zoals Facebook. Zij zullen de drijvende kracht zijn achter de veranderende communicatiecultuur in de bedrijven.

Dommer

Laat maar komen, vindt Zeldes. Want die onophoudelijke stortvloed aan e-mail zorgt voor een verhoogde werkdruk en stress, met alle fysieke en mentale gevolgen van dien. Daarnaast zou de productiviteit van de gemiddelde werknemer ondertussen dramatisch verlagen. Hij noemt het 'continue gedeeltelijke aandacht': om de drie minuten zou hij worden gestoord door e-mail, die in 30procent van de gevallen compleet nutteloos is. Dat zorgt voor een verlaging van de concentratie, zelfs wanneer de werknemer de binnenkomende mail negeert. Daardoor verliest hij elke week zowat 6uur aan productiviteit. 'Al die e-mail maakt ons dommer', besluit hij.
__________________________________________________ ______________

In het artikel worden verschillende dingen aangehaald die veranderd zijn door de email.
Door de email neem je bijvoorbeeld vaak je werk mee naar huis. Als je thuis je email nakijkt, kan je bijna niet anders dan antwoorden. Want niet antwoorden is ‘not done’. Zo heeft de email een dwingend en eisend karakter gekregen.
Op de werkvloer heeft de email ervoor gezorgd dat het allemaal één grote competitie wordt. Via email kan je laten zien wat je allemaal gedaan hebt en je zo ‘bewijzen’ tegenover je collega’s. Zo verhoogt natuurlijk de werkdruk en de stress.
Email heeft er ook voor gezorgd dat op de werkvloer de hiërarchie vervaagt. Net zoals in het artikel wordt gezegd: ‘Het is niet omdat je per mail makkelijk de bazen kan bereiken, dat je het ook maar moet doen.’

E-mail is zeker een handig medium om op een snelle manier collega's te contacteren. Maar net zoals in het artikel wordt aangehaald zijn er ook nadelen aan verbonden. Het is jammer dat mensen hun mailbox soms openen en bang hebben dat ze weer overladen worden door (meestal) zinloze e-mails. Daarnaast vind ik e-mails gebruiken om jezelf te promoten eerder absurd. Als je goed werk neerzet dan zal de baas dat zonder veelvuldige e-mails ook wel opmerken.

Wat hiërarchie binnen een bedrijf betreft vind ik dat in sommige gevallen de grenzen mogen versoepelen. Belangrijk is wel dat het enkel wordt toegelaten, wanneer dat het werk ten goede komt. Bazen en collega's stalken met e-mails vind ik eerder een kwestie van gebrek aan respect. Iedereen moet op zijn minst de kans krijgen om thuis tot rust te komen.

Het is logisch dat je op de werkvloer, indien mogelijk, gebruik maakt van het een mailsysteem. Het is handig, snel en redelijk betrouwbaar. Maar blijkbaar wordt er, volgens het artikel, veel misbruik van gemaakt. Ik vind het zelfs raar dat werknemers collega's lastig vallen met nutteloze berichten. Hier zou een CEO toch enige controle op moeten hebben, want ze verspillen namelijk tijd die hij moet betalen. Dat mensen thuis nog bezig zijn met hun werk hebben ze deels zelf in de hand. Je kan altijd blijven werken als je wilt, er is werk genoeg, maar je moet ergens een grens trekken en beslissen wat het belangrijkste is voor op die moment: familie of werk. Dat zouden andere werknemers toch moeten begrijpen?