U mag mevrouw zeggen


Jij hebt hem ‘Geachte heer Proost’ genoemd, maar je correspondent ondertekent met ‘Vriendelijke groeten, Marc’. Hoe antwoord je dan? Wanneer wordt gezelligheid in een mail belangrijker dan beleefdheid?


‘Als je mij niet kent, hoor je me aan te schrijven als Geachte mevrouw Pollefliet’, zegt Leen Pollefliet, die communicatie doceert aan de Universiteit Gent en voor de studenten een reeks richtlijnen opstelde om correcte e-mails te schrijven. ‘Ik merk dat studenten het niet altijd zo aanvoelen, maar voor veel mensen is die formaliteit echt belangrijk. Het komt beledigend over als je ze meteen met hun voornaam aanspreekt. Ook op die “geachte” zijn velen nog gesteld en er is geen moderner synoniem dat even beleefd is. Dus voor een eerste contact blijft het de beste optie. Ik kan dan als correspondent te kennen geven dat je me informeler mag benaderen, door te ondertekenen met Leen.’

Voelt het ongemakkelijk om daarop meteen in huis te vallen met Beste Leen of Dag Leen, dan kun je de toon ook zachtjesaan informeler maken en eerst overstappen op Beste mevrouw Pollefliet, zegt An Bosmans van de Taaltelefoon. ‘Probeer de hele context te zien en daar je toon op af te stemmen. Je kunt bijvoorbeeld met een gerust hart op een informeler register overschakelen als je merkt dat je correspondent ook naar het informele neigt en als je hem of haar als een collega kunt beschouwen. Dan kun je met een wat informelere toon de vertrouwelijkheid benadrukken, terwijl formaliteit net afstand bewaart.’


Relatie inschatten

Enige aarzeling om die afstand te verkleinen en snel informeel te worden is des mensen en zelfs aangewezen, zegt Dorien Van De Mieroop, die communicatie doceert aan de KU Leuven. ‘Soms ondertekenen mensen louter uit verstrooidheid enkel met hun voornaam en leid je er beter niets uit af. Ik deed het zelf laatst nog in een e-mail naar een student: Groetjes, Dorien. Een uitschuiver, want ik vind het beter om met studenten in een formeel register te blijven. We mogen dan wel evolueren naar een meer egalitaire samenleving, vaak is die gelijkheid veeleer iets oppervlakkigs en is het zinvol om te blijven beseffen dat in een organisatie een zekere hiërarchie geldt. De assistenten met wie ik samenwerk, noemen mij niet meer “professor”, zoals ik destijds nog wel mijn oversten aansprak, en dat vind ik prima. Maar het is daarom niet makkelijker, want uiteindelijk heb ik wel de eindverantwoordelijkheid in ons team en kunnen we daar niet zomaar aan voorbijgaan. Mensen raken daar nu weleens het noorden in kwijt. Je moet wel degelijk je relatie met de andere goed inschatten. Als je hiërarchisch lager staat, volg je in het register van de andere.’


Dubbele aanspreekvorm

In België hebben we nog een redelijk grote gevoeligheid voor kleine hiërarchische verschillen, merkt Van De Mieroop. ‘Zeker in de academische wereld. Niet élke professor gruwt ervan zomaar bij zijn voornaam te worden aangesproken, maar sommigen absoluut wel. Dan speel je beter op veilig. In de Angelsaksische wereld ligt dat anders. Een Amerikaanse collega die ik niet persoonlijk ken, kan ik aanschrijven met Dear Bryan, if I may. Die if I may bouwt wat voorzichtigheid in: “vind je het oké als ik je zo aanspreek?” Maar in het Nederlands zou het niet beleefd klinken om iemand meteen aan te schrijven met Dag Marc, als ik zo vrij mag zijn.’

Zit je echt met een twijfelgeval, dan kan het een oplossing zijn om de dubbele aansprekingsvorm te gebruiken, zegt Kristien Spillebeen van de Vereniging voor Zakelijke Communicatie: Geachte mevrouw Knockaert, Beste Dorien, en daarna verder te schrijven in de u-vorm. Dan geef je je correspondent armslag om zelf het register te bepalen.

Formeel mag niet hetzelfde betekenen als onpersoonlijk: noem altijd iemands naam. ‘Als ik word aangeschreven met enkel Beste, of Geachte, heb ik meteen de indruk dat ik een mail krijg die iedereen krijgt’, zegt Leen Pollefliet.

E-mailbeleefdheid gaat ten slotte niet alleen over het juiste register, zegt Kristien Spillebeen. ‘Het gaat er ook om dat je je correspondent niet meer werk geeft dan nodig. Stel je bericht op in overzichtelijke puntjes en als je een mail doorstuurt, leid hem dan in, zodat meteen duidelijk is waarom je hem doorstuurt.’

Slordig omspringen met andermans tijd: ook heel onbeleefd.


DS, 01-09-2018 (Dorien Knockaert)